Transsupply hecht veel belang aan het beheersen van potentiële risico’s die van invloed kunnen zijn op haar activiteiten en stakeholders.

Zoals uitgebreid beschreven in het jaarverslag, houdt de onderneming een uitgebreid risicoregister bij. In overeenstemming met de richtlijnen beoordeelt en toetst de Auditcommissie de interne controles en risicomanagementsystemen van de onderneming. De commissie beoordeelt tevens de klokkenluidersregelingen en procedures voor het opsporen en voorkomen van fraude en omkoping en rapporteert hierover aan de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur bespreekt tijdens elke vergadering de belangrijkste risico’s die de onderneming beïnvloeden en de bijbehorende risicobeperkende maatregelen.

Handleiding voor nalevingsprocedures
Als onderdeel van haar risicomanagementprocessen hecht Transsupply veel belang aan de naleving door de onderneming en haar medewerkers van:

Wetten en regelgeving die op haar van toepassing zijn;

Een gedragscode om goede praktijken vast te stellen met betrekking tot haar activiteiten en het gedrag van haar medewerkers.

De onderneming heeft een handleiding voor nalevingsprocedures (de “Handleiding”) om ervoor te zorgen dat zij en haar medewerkers consistent handelen met de Financial Services and Markets Act 2000, de principes, handboeken en andere relevante financiële regelgeving die op hen van toepassing zijn. Het handboek wordt bij indiensttreding aan alle medewerkers uitgedeeld en de compliance officer van het bedrijf is onder andere verantwoordelijk voor het waarborgen dat:

Het handboek voldoet aan de regelgeving, effectief en actueel is;

Het bedrijf en zijn medewerkers voldoen aan de regelgeving;

In samenwerking met het senior management worden regelmatig en passende risicoanalyses uitgevoerd van de bedrijfsactiviteiten, inclusief zaken met betrekking tot corruptiebestrijding, waaronder omkoping;

Het bedrijf procedures heeft om niet-naleving te onderzoeken en te rapporteren. Er zijn geen disciplinaire maatregelen of ontslagen geweest als gevolg van niet-naleving van het handboek. Transsupply biedt alle medewerkers waar nodig bijscholing over het handboek.

Corruptiebestrijding

Belangrijke onderdelen van het handboek hebben betrekking op de corruptiebestrijdingsprocedures van Transsupply, met name op:

Witwasbestrijding en financiële criminaliteit;

Beheer van belangenconflicten, inclusief het beperken van het risico op omkoping. Ondanks de controles en systemen die zijn ingesteld om de risico’s met betrekking tot dergelijke corruptie te beheersen, is de Raad van Bestuur van mening dat de risico’s voor de onderneming laag zijn om de volgende redenen:

Ondanks de controles en systemen die zijn ingesteld om de risico’s met betrekking tot dergelijke corruptie te beheersen, is de Raad van Bestuur van mening dat de risico’s voor de onderneming laag zijn om de volgende redenen:

De onderneming is niet betrokken bij het doen van politieke donaties, het aanvragen van vergunningen of licenties, openbare aanbestedingsprojecten of projecten met een hoge waarde waarbij veel aannemers betrokken zijn; en

Voordat een nieuwe commerciële relatie wordt aangegaan of investeringen worden gedaan, wordt een passende en gedetailleerde due diligence uitgevoerd.

Transsupply heeft geen boetes, sancties of schikkingen ontvangen in verband met corruptie.

i. Beleid en procedures ter bestrijding van witwassen en financiële criminaliteit

Transsupply beoordeelt het risico op fraude en andere financiële misdrijven als onderdeel van haar bedrijfsvoering. Een groot deel van de procedures van het bedrijf met betrekking tot de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering is gericht op het beschikken over voldoende informatie over de partijen waarmee het zaken doet, waaronder huurders, joint venture-partners, aannemers, tegenpartijen bij investeringen en agenten. Er zijn systemen om personen en organisaties te identificeren die een hoger risico vormen voor het bedrijf op het gebied van witwassen, zoals politiek prominente personen (PEP’s), en er zijn passende procedures van kracht om deze risico’s te beperken, waaronder verscherpt due diligence-onderzoek. De CEO en de Raad van Bestuur zijn eindverantwoordelijk voor de opzet en het onderhoud van de systemen en controles van het bedrijf ter bestrijding van witwassen. Het senior managementteam is zich bewust van het risico dat het bedrijf wordt gebruikt in verband met financiële criminaliteit en neemt passende maatregelen om dit te voorkomen.

ii. Beheer van belangenconflicten

Transsupply streeft ernaar alle redelijke stappen te nemen om potentiële belangenconflicten te identificeren en te voorkomen dat belangenconflicten de belangen van andere partijen nadelig beïnvloeden.

De Raad van Bestuur en het senior management van Transsupply zetten zich ervoor in dat de middelen van het bedrijf niet worden gebruikt om een ​​daad van omkoping te faciliteren. Zij zorgen ervoor dat de bedrijfsvoering in overeenstemming is met dit beleid, implementeren passende procedures om dit te waarborgen en zijn tevens verantwoordelijk voor het vastleggen van de genomen maatregelen wanneer zich een belangenconflict voordoet. Specifieke beleidsmaatregelen ter bestrijding van belangenconflicten en het risico op omkoping omvatten:

Een beleid inzake geschenken en entertainment – ​​Alle medewerkers zijn verplicht jaarlijks te melden dat zij alle gegeven en ontvangen voordelen hebben gerapporteerd, of dat zij gedurende het jaar geen voordelen hebben gegeven of ontvangen (onder voorbehoud van een drempelwaarde). Normale zakelijke hoffelijkheden en redelijke gastvrijheid kunnen worden geaccepteerd, mits aan bepaalde criteria wordt voldaan. Buiten deze criteria moet dergelijke activiteit vooraf worden gemeld en in sommige gevallen